Query dan Report

Query

Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Sebagai contoh, kita ingin menampilakn karyawan yang beralamatkan di kota yogjakarta, menampilkan karyawan yang berjenis kelamin perempuan, atau menampilkan karyawan yang tingkat pendidikannya S1, menampilkan data siswa dengan NIS sesuai keinginan, menampilkan siswa yang nilai TIK-ya tidak tuntas dll. Semua ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Query. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menampilkan dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan.
Contohnya kita ingin melihat NIS 20324 nama siswanya siapa?  Nama orang tuanya siapa? dll
Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.
Ada dua caa untuk membentuk Query, yaitu dengan :

1. Create query by using wizard.
2. Create query in design view.

Jika ingin membuat dengan membuat cara yang kedua maka kita ikuti langkah-langkah yang telah disediakan oleh Access. Tetapi jika kita ingin membuat query dengan format kita, maka kita gunakan cara 1. Beberapa fungsi yang ada diantaranya seperti dalam Microsoft Excel, misalnya Sum, Avg, Max, Min, Count, Stdev, dll. Fungsi logika seperti AND, OR, NOT, <, >, <=, >= dapat juga kita gunakan dalam baris criteria.
kita kenali dulu istilah-istilah berikut ini :
Field : Nama field yang ingin ditampilkan
Table : Nama tabel dari field tersebut.
Sort   : Mengurutkan data hasil query
Show : Mengatur field ditampilkan atau tidak.
Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan.

Report

Report merupakan fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk mencetak data dalam bentuk laporan. Dengan report, kita menjadi lebih leluasa dalam membuat laporan. Data yang digunakan untuk membuat laporan berasal dari tabel maupun query.

Cara yang mudah untuk membuat report adalah dengan Create Report by Using Wizard